視頻會議系統是指兩個或兩個以上地點，通過通訊線路和視頻會議設備，將影音及文檔資料進行傳輸，實現即時的“面對面”溝通，而這個能實現“面對面”交流溝通的系統，就被稱作遠程視頻會議系統。
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視頻會議系統可以分為軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統，這兩大視頻會議系統各有不同，但都是以實現遠程視頻會議的交流溝通為目的。軟件視頻會議系統主要基于電腦端軟件和服務器相結合來實現遠程視頻會議，因此市場準入門檻比較低，且在硬件設備上投入較少，深得中小型企業客戶信賴，市面上的軟件視頻會議廠家也相對較多。硬件視頻會議系統，基于嵌入式架構的視頻會議通信方式，目前主要采取H.323協議標準，通過DSP+嵌入式軟件等實現音視頻處理，其具有性能好、穩定性高、影音效果佳等特點，廣泛的應用在大中型企業、政府、軍隊等單位，也因其市場準入門檻較高，所以市面上的設備廠商并不多。
視頻會議終端，一般是指硬件視頻會議系統的終端設備，其主要功能就是將視頻會議系統的音視頻采集設備采集到的數據內容進行編碼、打包，然后通過通信網絡傳輸給遠端設備。并同時接收來自遠端設備傳輸來的數據，然后進行拆包、解碼，最終通過音視頻輸出設備進行輸出，這一來一去的音視頻數據交流，就是遠程視頻會議交互，而實現這個過程的設備，被稱之為視頻會議終端。
視頻會議終端是硬件視頻會議系統的核心部件。另外與其對接的設備包含音視頻輸入輸出設備及網絡傳輸設備，如攝像機、麥克風、音箱、
中控、調音臺、
矩陣、投影儀或液晶顯示器、網關、路由器等設備。
一般而言，大中型視頻會議專用的視頻會議終端，能夠自動適應網絡帶寬，提供優良QoS保證機制，讓音視頻效果達到最佳效果。并且界面直觀、操作簡單。
